Adiar um evento é uma situação que pode ser frustrante para organizadores e participantes. No entanto, é importante comunicar essa mudança de forma clara e transparente para evitar maiores transtornos.
Sabemos que muitas tarefas acontecem simultaneamente: venda de ingressos e reembolsos, comunicação para atrair um novo público, reservar e gerir artistas etc. A lista é gigante.
Contudo, neste artigo, detalhamos 4 dicas para se comunicar bem caso seu evento seja adiado, por qualquer motivo.
É fundamental adaptar nossos conselhos às características únicas do seu evento, já que você sabe melhor do que ninguém que todos os eventos são únicos e devem permanecer assim, não é mesmo?
Informe prestadores e fornecedores
Quando você estiver pensando em adiar seu evento, entre em contato diretamente com seus prestadores de serviços e fornecedores para descobrir sua disponibilidade em termos de suas possíveis novas datas.
Sem o acordo deles, você será forçado a quebrar seus contratos e, portanto, terá que pagar uma compensação e procurar novos prestadores de serviços e fornecedores.
O mesmo se aplica a artistas agendados para o seu evento. Todos esses contatos são essenciais e você deve obter garantias confiáveis deles antes de enviar quaisquer itens de comunicação sobre o adiamento do seu evento.
Explique os motivos do adiamento
Condições climáticas, restrições impostas pelas autoridades, não conformidade do local, entre outros motivos. Um grande número de fatores pode levar ao adiamento do seu evento.
Se este for o seu caso, certifique-se de informar claramente seus participantes sobre os motivos que o levaram a encontrar uma nova data para o seu evento.
Portanto, quanto mais detalhes específicos você fornecer, mais provável é que eles entendam sua abordagem e estejam preparados para participar do seu evento na nova data que você escolheu.
Especifique qual será a nova data
Liste e detalhe todas as condições da nova data do seu evento para seus participantes, incluindo horário, local, capacidade, agendamento, acessibilidade, etc.
Ou seja, não se esqueça de nada e não deixe espaço para confusão, sejam esses aspectos diferentes ou idênticos aos originalmente planejados. Se você não fizer isso, uma mudança pode surpreender seus participantes no último minuto e estragar a experiência deles.
Por que permitir que isso aconteça depois de fazer tanto esforço para organizar o adiamento do seu evento?
Propor reembolsos de ingressos
Importante observar que, se você estiver adiando seu evento, poderá garantir que os ingressos que já foram vendidos permaneçam válidos para as novas datas. Recomendamos que você escolha essa opção, pois ela garantirá uma melhor continuidade financeira.
Portanto, informe com destaque que os ingressos antigos permanecerão válidos — ou inválidos, dependendo da sua escolha — em todas as suas mensagens. Para fazer isso, adicione os tipos de ingressos em questão às suas novas listas de verificação. Isso permitirá que você digitalize ingressos “antigos” e “novos” sem esforço ou confusão.
Você também deve incentivar seus participantes a manter seus ingressos, oferecendo serviços ou vantagens para aqueles que o fazem (por exemplo, vagas de estacionamento, camisetas, bebidas no local, assentos melhores, etc.).
Como está previsto na lei, se o seu evento for adiado, você é obrigado a reembolsar todos os participantes que solicitarem isso. No entanto, cabe a você determinar os vários termos e condições e comunicar um procedimento de acordo.
Separamos alguns aspectos que exigirão que você faça certas escolhas e forneça detalhes relevantes aos participantes:
- A data para comunicar o procedimento: Isso pode ser após a data em que o adiamento é anunciado;
- O limite de tempo de solicitação de reembolso: Dê um período com uma data de início e uma data de término;
- A data de reembolso: No final exato do período ou x dias depois;
- As políticas de reembolso dependendo dos canais: Especifique as condições da ticketeira ou bilheteria utilizada;
- O reembolso de ingressos anônimos comprados pessoalmente: Se acontecer, explique claramente como esses compradores serão reembolsados.
Se você está procurando uma maneira de organizar e gerenciar seu evento de forma eficiente e eficaz, o dpen é uma ótima opção. Fale com um de nossos especialistas.
