O orçamento é parte fundamental do processo de planejamento de eventos. Em qualquer segmento, o orçamento de um evento envolve um plano cuidadosamente elaborado sobre o quanto investir em uma atividade específica. Uma das razões pelas quais é tão vital para o planejamento de eventos, no entanto, é porque também ajuda os organizadores a definirem metas e estimarem um faturamento mínimo para criar ou não um evento.
Somente depois de planejar os custos, você saberá sua necessidade de receita. Então, como você descobre quanto e em o que gastar?
Separamos um guia de 5 pontos que criamos para te ajudar a começar com o básico de um orçamento de eventos.
Tenha um objetivo definido
Como todos os outros aspectos do planejamento de eventos, saber o que você deseja alcançar é o primeiro passo do processo.
Isso traz uma clareza sobre quais atividades serão efetivas e quais exigirão uma maior alocação de recursos no orçamento.
Entenda o poder de compra dos participantes
Parte fundamental do entendimento do seu evento, é conhecer seu público.
Crie um perfil do participante. Liste o tipo de trabalho que eles teriam, as regiões de onde viriam, os níveis de renda que poderiam ter, o tipo de eventos que participaram e quaisquer outros pontos relevantes que descrevessem sua personalidade. Crie personas.
Como resultado, você poderá entender o poder de compra de seus participantes, o que vai ajudar você e sua equipe a decidir o preço do ingresso, tipos de alimentos e bebidas, entre outros.
Fique de olho nas tendências
Aprenda com o passado e entenda o presente. Procure dados históricos de eventos para ver como eram seus orçamentos, quais são as áreas que exigem mais gastos e como foi o desempenho geral do evento.
Contudo, é importante refletir se você acha que algum ajuste na alocação orçamentária pode fazer a diferença. Reveja quais são as tendências atuais do evento, o que seus concorrentes estão fazendo e o que seu público está procurando.
Por isso, manter bons relacionamentos com fornecedores também pode economizar muito dinheiro. Peça essas informações aos seus colegas e entre em contato com os fornecedores que você trabalhou no passado para as necessidades do seu evento.
Saiba de onde virão os custos
As despesas vêm de diversas maneiras. No entanto, de um modo geral, suas despesas virão dessas três principais fontes:
- Local e experiência;
- Tecnologia;
- Ações de captação de público.
As despesas relacionadas ao local e à experiência podem variar desde o valor necessário para alugar o local, produção, pagar fornecedores, contratar atrações e pagar sua equipe. Embora isso cubra o básico, também é importante olhar para os diferenciais.
Gastar em experiências nunca vai fazer mal ao evento. No entanto, é importante projetar e escolher ativações que sejam relevantes para seu público.
As despesas relacionadas à tecnologia incluirão o valor que você investe na configuração de áudio e visual, site do evento, aplicativo do evento, ferramentas de comunicação, iluminação e projetores. Você também pode estar usando um aplicativo que analisa suas vendas e despesas, coleta feedback de seus participantes e avalia o desempenho geral do seu evento.
As promoções de eventos são importantes e, sem elas, você pode não atingir suas metas de vendas. Como todos seus clientes possuem presença digital hoje em dia, os anúncios em redes sociais servem como uma fonte importante para ganhar mais alcance e visibilidade.
Não esqueça de guardar para emergências
Embora esperemos que as coisas corram perfeitamente de acordo com o plano, é sempre bom estar preparado para que algo falhe no último minuto.
Uma atração pode cancelar em cima da hora, a produção pode atrasar ou o site de vendas pode cair. Qualquer coisa pode acontecer. As possibilidades de as coisas darem errado são infinitas.
No entanto, você precisa sempre ter um plano de backup. Para apoiar esse plano, você precisa manter alguns fundos de contingência prontos. Uma boa ideia seria alocar pelo menos 20% de seus fundos para esses percalços de última hora.
Dinheiro economizado é dinheiro ganho.
